What’s your Office view?

Har ni gjort omställningen till att arbeta digitalt ännu? Har ni behövt ställa in möten, workshops och projekt på grund av Corona-pandemin? Gör inte det!

Att arbeta på distans

Att arbeta, driva projekt och facilitera workshops på distans är något alla organisationer har behövt ställa om till i och med Coronapandemin. Skiftet mot en ökad grad av distansarbete har pågått under flera år. Nya tekniker öppnar upp för att samarbeta med varandra trots geografisk distans, och medför även nya sätt att möta kunder. Ett exempel är möjligheten för patienter att få läkarbesök på distans via video vilket bidrar till ökad patientnöjdhet och flexibilitet i läkaryrket. Det är dock tydligt att den senaste tidens händelser i omvärlden har fungerat som en katalysator som snabbat på utvecklingen. Blickar vi framåt ser vi många tecken på att det förändrade arbetssättet är här för att stanna, och det finns många fördelar med det.

En tydlig vinst är en förbättrad ekonomisk och miljömässig hållbarhet, när exempelvis arbetsresandet kan minskas. Distansarbete innebär också förbättrade möjligheter till kompetensförsörjning när geografiska begränsningar för att rekrytera rätt medarbetare suddas ut. Dessutom skapar det möjligheter för företag att bli mer attraktiva som arbetsgivare. De yngre generationer som nu börjar arbeta har högre krav på flexibilitet i sin yrkesroll, såsom att kunna träna på lunchen, utnyttja dagens ljus och slippa pendla varje dag. En studie som undersökte drivkrafter för Millennials visade att 68 % av yngre arbetstagare skulle vara mer intresserade av att ta ett jobb om distansarbete var en medarbetarförmån.

En eftertraktad arbetsgivare kommer med andra ord att behöva erbjuda flexibilitet i arbetet och exempelvis låta medarbetare göra som min bror – att ta möten på toppen av ett berg med fantastisk utsikt över Rio de Janeiro (om än kanske inte världens bästa ergonomi).

Vi ser många fördelar och välkomnar den hastiga omställningen till distansarbete. För att lyckas få ut det mesta av det nya sättet att arbeta finns det en del att tänka på.

Att arbeta och driva projekt på distans ställer krav på arbetsgivare och ledare

Att ha anställda eller leda team som arbetar på distans ställer höga krav på arbetsgivare och ledare och några tips är att:

  1. Upprätta en tydlig övergripande strategi för att arbeta på distans så att medarbetare kan förhålla sig till detta och för att underlätta ett enhetligt agerande. Strategin bör innehålla svar på varför vi erbjuder arbete på distans, om det exempelvis är för att få tag på eftertraktade resurser eller erbjuda flexibilitet.
  2. Fastställ riktlinjer som passar organisationen och individerna i teamet. Några områden att adressera är:
    • Hur ofta kan vi arbeta hemma?
    • Vilka verktyg använder vi när vi arbetar på distans?
    • När och hur är vi tillgängliga?
    • Hur stäms status av?
    • Hur hålls möten?
    • Hur använder ni gemensamma plattformar för att spara dokument?
  3. Förankra det nya arbetssättet och riktlinjerna internt och hos eventuella kunder eller andra samarbetsparter.
  4. Arbeta aktivt med att hålla motivationen uppe i teamet:
    • Låt medarbetaren själv sätta mål på vad den ska uppnå i sitt arbete på distans och visualisera hur medarbetarens mål bidrar till att även organisationens mål nås.
    • Arbeta på samhörigheten och undvik att medarbetare isoleras genom att ha kontinuerliga korta avstämningar men även sociala möten. Gör gärna sociala möten till något roligt och inspirerande – till exempel ”what’s your office view?”.
    • Säkerställ att medarbetaren har all kompetens krävs för att kunna utföra sitt arbete på distans. Tillgängliggör all kunskap, såväl presentationer som inspelade utbildningar, via samarbetsplattformar.
  5. Var extra uppmärksam på hur medarbetare mår genom både tätare personlig kontakt men även genom olika mätningar. Hjälp dem att sätta tider och rutiner för hur arbete ska utföras och se till att de är tydliga med detta mot andra som de samarbetar med. Se också till så att de har de faciliteter som behövs hemma.
  6. Använd någon form av chattfunktion så att ni är lättillgängliga för varandra och enkelt kan ställa frågor och ta korta avstämningar under dagen.
  7. Se över era behov av verktyg för att arbeta och samarbeta på distans. Några verktyg som kan behövas:
    • Samarbetsplattform (exempelvis Office 365, Teams) eller renodlade konferensverktyg såsom Zoom. För mer konkreta tips kring samarbeten i Teams, läs gärna min Xlent-kollega Thomas blogginlägg här.
    • Verktyg för att mäta medarbetarengagemang. Differs systerbolag Feedbacklab by Differ kan göra detta med hjälp av ett verktyg som bygger på en AI-motor.
    • Verktyg för att skapa interaktiva workshops och möten, exempelvis Mentimeter.

Att facilitera workshops och möten på distans kräver ännu mer tydlighet av facilitatorn

Just workshops och effektiva möten kan vara extra knepigt att få till på distans eftersom interaktion är en framgångsfaktor. Med smarta knep och mycket tydlighet så går det att hålla workshops och möten som är minst lika effektiva på distans. Här är några saker som vi har märkt fungerar bra:

  1. Inkludera alla och få alla att medverka genom att:
    • Kommunicera att alla ska använda video: Video gör mötet mer mänskligt och underlättar interaktionen eftersom vi till stor del kommunicerar med kroppsspråk och ansiktsuttryck. Utan video är det svårt att till exempel avgöra vad tystnaden beror på – har deltagarna tappat fokus eller nickar de medhållande? Viktig är att förvarna deltagarna om att de ska använda video så att alla kan förbereda sig på detta.
    • Börja mötet eller workshopen med en tydlig incheckning till exempel genom att alla presenterar sig och sina förväntningar på workshopen. I workshops på distans är det extra viktigt att alla börjar prata tidigt för att säkerställa att deltagarna interagerar och vågar ta ordet genom hela workshopen.
    • Sätt spelregler tillsammans direkt efter incheckning, till exempel hur deltagarna tar ordet, om frågor ska ställas vid specifikt angiven tid eller genom hela workshopen, hur används chatten och vem som håller koll på den, när ska man muta sin mikrofon, vem som tar anteckningar osv.
    • Undvik att visa presentation hela tiden och se till att med jämna mellanrum ha diskussioner och dela ut ordet till deltagarna för att ge dem möjlighet att ge inspel.
    • Använd verktyg som bjuder in deltagarna att aktivt bidra till workshopen, exempelvis en gemensam whiteboard i Teams, en omröstning för prioritering i Mentimeter osv.
    • Se till att få tydliga åsikter och beslut från varje deltagare om formella beslut ska fattas. På distans är det ännu viktigare med att alla tydligt får uttrycka sina åsikter, om de har uppfattat vad beslut ska fattas om och vad deras beslut är – tydliga ja och nej samt motiveringar från varje individ.
    • Avsluta mötet med reflektioner från varje deltagare exempelvis vilken är din största insikt eller vad tar du med dig från mötet?
  2. Värdesätt allas tid för att skapa så effektiva möten och workshops som möjligt:
    • Förbered allt in i minsta detalj och testa hela mötet så verkligt som möjligt med ett par utvalda personer (testa tekniken och alla verktyg som ska användas, testa funktioner såsom mötesanteckningar och whiteboard, växla till gruppdiskussioner ”breakout sessions”, etc.). Ha alltid en backup-plan för om något skulle strula.
    • Börja workshopen i förväg och lägg tid på att följa upp den. Skicka material och instruktioner i förväg för att få deltagarna att börja tänka och vara förberedda inför mötet. Följ upp efter med att skicka ut anteckningar och be om tankar och åsikter i efterhand för att fånga upp så mycket som möjligt.
    • Att hålla workshops på distans ställer än högre krav på en tydlig agenda och syfte. Syfte och agenda ska skickas i förväg, gärna i kalenderinbjudan. Tänk på att allt tar längre tid när möten hålls på distans.
    • Ha extra tydliga instruktioner för övningar och se till att de finns tillgängliga att gå tillbaka och titta i – ladda exempelvis upp dem i mötet och i gruppdiskussionsforumen. Fråga deltagarna om de har uppfattat instruktionerna och vid osäkerhet, be dem att upprepa vad övningen går ut på.
    • När övningar hålls, be alltid alla att reflektera först individuellt för att ta till vara på allas unika åsikter och undvika påverkan inom gruppen och ha sedan smågruppsdiskussioner.

På Differ är vi vana vid att arbeta med våra kunder på distans, såsom att facilitera workshops och driva projekt. Om ni är intresserade av att höra mer om hur vi gör det eller om ni vill ha en utbildning i att facilitera workshops på distans – hör av er till cecilia.clausen@differ.se. Läs också gärna vårt systerbolag Xlents tankar om området här.

Vi är övertygade om att det här är startskottet på ett förändrat arbetssätt där arbete på distans skapar effektiva medarbetare och är en självklarhet hos en attraktiv arbetsgivare – starta därför omställningen nu och sätt en tydlig strategi.

Lycka till med att arbeta, driva projekt och facilitera workshops på distans! Och se nu till att njuta av utsikten på er arbetsplats!

Share

Read more

Career
July 6, 2020

En sommarhälsning

Det har minst sagt varit en turbulent vår.

Event
May 15, 2020

Defining and living the new normal

En webinar-serie tillsammans med Differ

Blog
March 31, 2020

What’s your Office view?

Har ni gjort omställningen till att arbeta digitalt ännu? Har ni behövt ställa in möten, workshops och projekt på grund av Corona-pandemin? Gör inte det! Att arbeta på distans Att arbeta, driva projekt och...
Contact Us